Эпидемия набирает обороты, закрываются города и страны, компании переводят сотрудников на «удалёнку». Неожиданно весь мир понял, что многие задачи можно делать дистанционно, когда в этом возникла острая необходимость. Как организовать работу сотрудников дома и не потерять в производительности? Разберемся на конкретных примерах.
Как организовать рабочий процесс при удалённой работе
Правильная организация рабочего процесса – ключ к тому, чтобы офисы в один момент опустели, а люди смогли работать в комфортных условиях, не тратя времени на дорогу до офиса и обратно.
Хранение документов
Проблема
Есть головной офис в большом городе А, есть сотрудники в филиалах. Чтобы скоординироваться, проводятся планерки и встречи, все важные вопросы обсуждаются лично.
Из головного офиса увольняется сотрудник и забирает крупную базу клиентов, хранившуюся у него на личном компьютере.
Решение
Организуйте облачное хранилище для документов: OneDrive, Яндекс.Диск, Google.Диск, Dropbox. Настроить доступ к каждому из файлов можно по отдельности. Работа офиса перейдёт в онлайн, и у каждого сотрудника появится доступ к рабочим документам отовсюду, где есть интернет. Плюс, при таком хранении данных вероятность того, что база уйдет вместе с сотрудником, минимальна.
Мониторинг выполнения задач
Проблема
Сотрудники компании находятся в разных городах. Для организации работы требуется оперативно смотреть, кто выполняет поставленные задачи и когда можно ставить новые.
Решение
Для контроля выполнения проектов на дистанционке используйте канбан-доски, вроде Trello и Asana. Также вам помогут приложения для планировки задач. Таск-менеджеров много, подбирать подходящий нужно исходя из потребностей компании и описания приложения. С помощью него можно ставить задачи конкретным сотрудникам, рабочим группам, отделам или подразделениям. Удобство таких программ заключается еще и в том, что при постановке задачи к ней можно прикрепить все необходимые документы, обозначить дедлайн или дать необходимые ссылки. Оперативный мониторинг выполнения заданий помогает организовать и координировать работу.
Графики и дедлайны при работе дома
Проблема
В компании постоянно возникают срочные задания, которые требуют быстрого решения: выполнить презентацию, оперативно реагировать на запросы клиентов и т. д. Если сотрудник, ответственный за выполнение срочной работы, отвлечется на кофе или выйдет на перекур, это замедлит сдачу задания или оно потеряет актуальность.
Решение
В договоре при найме на работу нужно четко прописывать рабочий график. Руководитель всегда будет знать, кто готов выполнить задание.
Пользуйтесь системами учета рабочего времени: Kickdiler, ActivTrak, и т. п.
В некоторых компаниях, где сотрудники живут в разных часовых поясах или работа не связана с высокой срочностью выполнения, учёт рабочего времени не обязателен, как и график. Тогда главный критерий – выполненная работа и соблюдение дедлайнов. Но помните, что сроки нужно ставить четко. Для крупных проектов лучше выставить промежуточные дедлайны, чтобы руководитель всегда был в курсе того, на каком этапе сейчас находится выполнение конкретной задачи.
Как оценить эффективность удалённой работы
Проблема
В компании работает два менеджера, один за месяц обзвонил 300 клиентов, второй – 100. Второго сотрудника уволили за низкую эффективность, но выяснилось, что он заключил 70 сделок, а первый менеджер всего 30.
Решение
Пользуйтесь CRM-системами, вроде Bitrix. Это программное обеспечение, позволяющее координировать работу компании в онлайн-режиме. CRM- позволяет вести выполнение задач по дням, неделям или месяцам. Задачи может ставить руководитель или сотрудники. По истечению определенного периода эффективность каждого сотрудника можно оценить по его индивидуальным показателям и закрытым заданиям.
Поощрения для лучших сотрудников
Проблема
Менеджер не чувствует себя частью команды, потому что руководители не дают обратной связи по выполненным заданиям. Этот же менеджер закрывает за месяц 2 крупных проекта, а его коллега-напарник – ни одного. Зарплату оба сотрудника получают одинаковую. Мотивации для улучшения показателей нет и направления, в котором следует двигаться, тоже.
Решение
Сотрудникам всегда необходимо рассказывать, что они сделали правильно и что следует сделать иначе в следующий раз. Тех, кто сделал больше других, нужно поощрять премиями. Великий предприниматель-миллиардер Уоррен Баффет считал, что поощрение сотрудников за реальные заслуги и конкретные улучшения в работе компании позволяет лучше чувствовать личную ответственность и значимость каждой отдельной рабочей единицы в работе огромного механизма.
Как организовать корпоративное общение
Проблема
Дизайнеру для выполнения задачи требуется постоянный контакт с менеджерами и руководителями, но электронная почта не обеспечивает нужной оперативности ответов.
Новому сотруднику нужно задавать вопросы по работе компании, но коллеги не могут оперативно реагировать на его письма.
Решение
Чтобы быстро получать ответы на интересующие вопросы и быть в контакте с коллегами, компании используют рабочие чаты или мессенджеры: Slack, Rocket chat и другие.
Рабочие приложения для общения отличаются повышенной безопасностью хранения файлов и инструментами для корпоративной работы. В них можно создавать рабочие чаты для выполнения конкретных задач, указывать ответственных и сроки.
К некоторым рабочим мессенджерам «прикручивают» автоматическое сохранение файлов и переписки в облако.
Для брейнсторминга и живого общения группой сотрудников устраивайте конференции и групповые созвоны. На них сотрудники могут задать все интересующие вопросы по задаче и предложить свои варианты решения разных проблем.
Обучение сотрудников при работе из дома
В обычном офисе всегда есть коллеги, им можно задать вопрос или посмотреть за их работой. В условиях дистанционной работы оперативный ответ на вопрос бывает сложно получить, в задачи приходиться входить самому. При такой работе падает эффективность, и сотрудник испытывает постоянный стресс.
Решение
Организуйте корпоративный обмен опытом: доплачивайте за обучение новых сотрудников, делайте вебинары, составьте базу знаний и инструкций, где будут ответы на распространенные вопросы по работе. Для каждого подразделения лучше сделать отдельные инструкции.
Советы по удалённой работе
1. Храните документы в облаке и настраивайте уровни доступа для безопасности и удобства
2. Управляйте проектами и отдельными задачами: ставьте задания, назначайте ответственных и дедлайны
3. Ставьте четкие сроки и контролируйте промежуточное выполнение задач. Сложные проекты лучше разбить на простые задачи.
4. Отслеживайте эффективность и поощряйте самых способных сотрудников
5. Общайтесь в рабочих чатах, чтобы быстро получать быстрый ответ на поставленный вопрос, устраивайте конференции и групповые звонки
6. Создайте инструкции и внутренние базы знаний для обучения новых сотрудников.
И обязательно почитайте, как работает антисептик для рук!